Изменения в путевых листах с 2019 года

На основе путевых листов работником бухгалтерии не только производится списание расходов на поездку работников организации, на топливо, ремонт и запчасти, но и начисляется зарплата автомобилиста и другие выплаты, если работник использует свое авто в рабочем процессе. О том, как заполняются путевые листы, каковы последние новости об изменениях в новых бланках путевых листов с 1 марта 2019 года, можно узнать в данной статье.

Формы путевых листов

В случае оформления путевых листов необходимо помнить, что существуют различные формы путевок для легковых и грузовых автотранспортных средств. Эти формы утверждены приказом Минтранса РФ № 457. В этом году были внесены некоторые изменения в указанном правовом акте.

Несмотря на вышеуказанное, при разработке бланка следует в нем включить сведения насчет:

• его названия;
• порядкового номера;
• периода, на который выписан документ;
• автовладельца;
• автотранспортного средства (типа, модели, гос. номера);
• километража на начало и конец дня работы;
• даты и времени покидания и возвращения автотранспортного средства в парковку;
• автомобилиста, который управляет данной автомашиной;
• врачебной отметки после предрейсового осмотра автолюбителя;
• отметки о том, что транспортное средство прошло тех. контроль. Здесь также быть указания о том, когда была проведена такая проверка.

Обязательные реквизиты

Несколько лет назад Минтранс РФ своим приказом указал, что каждый автоводитель обязан осуществить контроль над тех. состоянием своего автотранспортного средства.

Однако нужного реквизита в документе не было, и это позволяло компаниям игнорировать указанное требование, что является незаконным действием. Сейчас указанный реквизит считается обязательным. Необходимо лишь указывать правильные сведения насчет автовладельца. Организациями сейчас указываются ОГРН, ИП — ОГРИП. проставление печати и штампа в заголовочной части сейчас не обязательно. Компании уже разработали и утвердили унифицированные формы бланка путевых листов, пример заполнения (образец) которых можно скачать по ссылке выше. Организации, не использующие эти бланки, обязаны доработать свои бумаги на предмет соответствия новым требованиям.

Нередки спорные ситуации насчет того, какие же юр. лица (транспортные организации или компании, имеющие автотранспортные средства) обязаны соблюсти требования Минтранса. Требования министерства касаются всех юр. лица и ИП, даже если машина эксплуатируется лишь с целью реализации управленческих нужд.

Работник, который обязан провести контроль над тех. состоянием автомашины, обязан иметь соответственную аттестацию. Он должен быть либо механиком, либо шофером. Если организация не имеет такую должность, нужная отметка проставляется в сервисном центре. С указанным центром и заключается контракт на обслуживание имеющегося автопарка.

Прохождение спец. подготовки надобно самому индивидуальному предпринимателю, если он занимается перевозками. Если в случае проведения предрейсового контроля обнаружилась поломка, нет необходимости проставлять отметку в путевом листе. При таком обстоятельстве автотранспортное средство не допускается к выезду.

Как заполнить

В соответствии с требованием уполномоченного органа, на каждые выезжающие автотранспортные средства должны быть выписаны путевые листы. В названии бланка содержится тип автомашины, которая может быть либо легковым, либо грузовым автомобилем.

В зависимости от деятельности организации решается вопрос насчет срока выдачи рассматриваемых листов. Если компания является транспортной, то срок действия документа составляет 1 рабочий день. Для иных фирм не предусматриваются жесткие ограничения. Документ может оформляться ежедневно либо оформляется со сроком на календарный месяц, который является максимальным сроком оформления путевых листов. Дата и время выезда и возвращения в обязательном порядке заверяются личной подписью механика либо автоводителя, которые имеют полномочия.

С этого года если на одном автомобиле, например, на командировку могут выезжать более 2 работников, то рассматриваемая бумага выдается каждому автомобилисту. При таком обстоятельстве первый шофер, который выезжает из гаража первым, обязан внести необходимые показания и информацию в своем путевом листе, а иная информация насчет даты и времени прибытия и километража в конце дня работы вносится на бумагу тем водителем, который вернул автомашину на парковочное место.

Следует учесть, что с этого года не используется термин «постоянная стоянка». Вместо него нужно используется слово «парковка». Данные насчет медосмотра больше не подлежат заверению штампом. Работники, предоставляющие путевые листы, обязаны пройти врачебный осмотр до начала работы. Врач заверяет лист личной подписью. Послерейсовый осмотр проходят лишь те автомобилисты, которые перевозят пассажиров либо опасные грузы. Компании часто нарушают указанное требование, поскольку не все организации имеют своего медработника, который бы провел медосмотр. Для избегания этого правонарушения надобно, чтобы компания заключила контракт на медобслуживание с соответственной организацией.

В табличную часть путевого листа вносится информация насчет маршрута работника. Помимо того, здесь должны быть указаны данные насчет:

• места назначения;
• того, в какое время прибывает и выезжает машина от места назначения и т.д.

Отмена печати

Если устав компании устанавливается о том, что юр. лицо не использует печать, то печать не проставляется ни на одной бумаге такого юр. лица. Но если организация приняла решение, касательно использования печати, то ее нужно ставить лишь на тех бумагах, на которых законом предусматривают такую обязанность.

12 пунктом приказа уполномоченного органа исключалось упоминание относительно штампа и печати компании, которая является автовладельцем. Данные, указанные в рассматриваемом документе, вполне достаточны для того, чтобы идентифицировать автовладельца.

Необходимо помнить, что налоговики не имеют право исключать затраты по таким путевым листам из налогооблагаемой базы.

Новый бланк

Следует учесть, что законодательство предусматривает обязательные правила заполнения путевого листа, который оформляется с помощью компьютера, либо компании могут составить рукописный вариант рассматриваемого документа. Листы должны быть оформлены на срок, как максимум, 1 месяц. За неправильное оформление документа компания несет ответственность.

Если работники организации (водители такси, автобусов) эксплуатируют свои автотранспортные средства со служебной целью, то заполнение путевых листов необходимо, поскольку за нарушение данного правила компании инспектор ГИБДД может наложить штрафную санкцию.

Итак, в случае, если отсутствует путевой лист, то это означает, что автомашина не была использована с целью реализации основной деятельности компании, и последняя ответственна за несоблюдение этого правила. Лист может считаться неполноценным в случае, если в нем заполнены неправильные данные, например, если не указан маршрут движения, несмотря на то, что в документе были внесены все необходимые реквизиты. Помимо того, если автомашина управляется в особых условиях, то возникает необходимость также вписать коэффициент изменения нормы топливного расхода.

Для избегания проблем с налоговиками, которые после обработки путевых листов могут выявить несоответствия, сотрудники компаний обязаны выдать каждому автомобилисту путевой лист, который обязан быть оформлен в соответствии с законодательными требованиями.